Lorsque vous posez un jour d'absence sur le planning (ex: arrêt maladie, congé maternité, congé sans solde...), pour obtenir sa durée par défaut, nous divisons le temps de contrat par le nombre de jours travaillés par semaine prévus au contrat (sauf pour les CP, voir plus bas).
Ex: pour un salarié à 35h sur 5 jours, un jour d'absence équivaut à 7h (35/5).

Toutefois cette durée ne correspond pas toujours à la réalité.
Nous vous donnons donc la possibilité de personnaliser la durée de l'absence afin d'être au plus juste.

  

Personnaliser l'absence  

1/ Si la durée en heures par défaut ne vous convient pas lorsque vous créez l'absence, cliquez sur "Personnaliser l'absence".

     

2/ Vous aurez un aperçu des semaines concernées : heures travaillées, durée des autres absences déjà posées sur le planning et la différence avec le contrat (heures en plus ou manquantes).
Vous pourrez alors personnaliser l'absence pour chaque semaine à la durée souhaitée en remplissant la case "heures revalorisées".

NB: les heures se renseignent en décimales et vous retrouvez l"équivalent en heures et minutes dans la partie gauche.
Ex: pour 14h30 écrivez 14,5

       

❗️Particularités:

  • Si le salarié est absent toute la semaine, l'absence sera alors égale à son temps de contrat et cela n'est pas modifiable.  
      
  • Les managers, directeurs et admins peuvent personnaliser les absences. Si besoin, vous pouvez désactiver cette option sur le profil des managers et directeurs.
  • Par défaut, les CP sont calculés différemment  des autres absences (car quel que soit le temps de contrat, les salariés cumulent et posent le même nombre de jours). 1 CP= Temps de contrat / 5 si vous êtes en ouvrés, 1CP= Temps de contrat / 6 si vous êtes en ouvrables.
  • Seules les absences indemnisées (prises en charge par la sécurité sociale) peuvent être valorisées à 0 (car un salarié peut être en arrêt sur son jour de repos par exemple). Si vous souhaitez valoriser une autre absence à 0, ce n'est pas la peine de la poser pas sur le planning.
       

Absences posées sur les jours de repos du salarié:

  • Lorsqu'une absence est posée sur plusieurs jours, dont certains sont considérés comme des jours de repos et que vous la valorisez cela influera sur les heures normales et manquantes de la semaine mais le nombre de jours pris en compte dans l'absence restera le même (voir ci-dessous).
    Exemple: on pose 4 jours de congés payés (en ouvrés) : seuls 2 CP sont comptabilisés dans le rapport de paie, les deux autres étant les jours de repos du salarié. Si vous valorisez l'absence cela pourra influer sur les heures normales ou manquantes mais nous renverrons toujours 2 jours de CP dans le rapport.
  • Si l'absence est posée exclusivement sur les jours de repos du salarié (la durée par défaut de l'absence est égale à 0), alors quand vous valorisez l'absence, vous forcez le nombre de jours reportés dans le rapport (voir ci-dessous).
    Exemple: Par défaut, les 2 jours d'absences sont considérés comme jours de repos hebdo du salarié. Ils sont donc valorisés à 0 et ne ressortent pas dans le rapport de paie ⇒ Si vous valorisez l'absence cela forcera la valeur et vous retournera 2 jours dans le rapport.
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